¿Cómo organizar un evento de tecnología para Latinoamérica?

Más de 4.500 mujeres conectadas en 12 eventos con 108 speakers en 7 países de Latinoamérica. Ese fue el resultado de Camino por Latam 2025, una iniciativa regional nacida para conmemorar el Día Internacional de la Mujer (IWD), iniciativa de Google Women TechMakers .

Lo que comenzó como una idea de Karol Catacora para unir fuerzas entre embajadoras Women TechMakers (WTM), evolucionó hasta convertirse en un tour de conocimiento tecnológico  que viajó por Bolivia, Colombia, Perú, Ecuador, Paraguay, Brasil y Venezuela.

1. ¿Qué es lo más importante al iniciar un evento tech?

Antes de cualquier planificación, la clave es definir la audiencia y el “para qué”. Este año nos planteamos un objetivo ambicioso: llegar a perfiles más diversos. Queríamos llevar la tecnología a donde no llega.

2. ¿Cómo planificar un evento regional?

Nuestra estructura organizativa se triplicó, pasando de 6 (2024) a 19 embajadoras (2025). Esto nos obligó a cambiar el mindset: dejar de operar como un grupo de amigas y empezar a funcionar como una organización distribuida. Diseñamos una planificación en dos capas:
Sistema de organización
Organización Camino por Latam 2025 Fuente: Elaboración propia
Capa 1: Planificación y Soporte Transversal
Se definió un equipo principal de soporte transversal a cargo de diferentes procesos clave, desde la planificación hasta la estrategia de comunicaciones conformado por una líder de cada ciudad (como mínimo).
Capa 2: Ejecución Local
Cada líder del equipo principal, junto con las demás embajadoras de su ciudad o país, realizaron de forma local las gestiones específicas que su evento requería. En ese sentido, cada país adaptó el formato de acuerdo a su contexto. En este punto, actué como puente estratégico (apoyando especialmente a Brasil y Venezuela).

3. El Reto Digital: Centralizar 7 países en una Web

Uno de los mayores desafíos de UX fue la Arquitectura de la Información. ¿Cómo mostrar 12 agendas distintas sin confundir al usuario? La especialista web fue Viviana López , quien lideró el proceso junto con el apoyo de las expertas en WordPress. El desafío fue diseño de experiencia: crear una navegación intuitiva donde usuarios de 7 países diferentes dispongan de la información. Centralizar todo en una sola plataforma web reforzó la identidad de “Tour Regional”.
Fuente: eventos.org

4. ¿Cómo comunicarse con un equipo multicultural?

La clave del trabajo remoto no es reunirse mucho, sino reunirse bien. Establecimos una “Hora Global” (Lunes 8:00 PM GMT-5), un horario que funcionaba para todos los husos horarios, llevar a cabo las coordinaciones sin caer en “reunionitis”.

Nuestro Tech Stack de organización fue simple pero efectivo:

  • Sincronización: Google Meet para la “Hora Global”.

  • Coordinación Rápida: WhatsApp.

  • Documentación: Drive para la gestión de conocimiento,  entre elllos Google Docs para actas y herramientas de AI para generar resúmenes automáticos y democratizar el acceso a la información.

5. ¿Cómo obtener sponsors sin presupuesto inicial?

Si bien Google proporciona un presupuesto base para la organización de los eventos. Es necesario conseguir adicional. ¿Cuál fue nuestra estrategia? En lugar de enviar propuestas de texto plano, apliqué principios de Data Storytelling. Diseñé una infografía visualizando el impacto del año anterior (alcance, cobertura y métricas de conversión) y la acompañé de una presentación con proyecciones claras. No solo pedíamos dinero; mostrábamos el Retorno de Inversión Social (SROI). Esta estrategia, sumada a la gestión personalizada de cada embajadora, nos permitió cerrar con 3 sponsors globales, incluyendo becas educativas de aliados como Código Facilito.

Fuente: Elaboración propia

6. Gestión de Crisis y "Stakeholders" difíciles

En eventos en vivo, cualquier inconveniente puede suceder, lo más importante es mapearlo como posible riesgo y tener un plan de acción para activar dado el caso. Tuvimos dos momentos críticos que pusieron a prueba nuestra capacidad de resolución de problemas y resiliencia.

Fallo en Backstage:

En un evento híbrido, el encargado del backstage falló a último minuto. Como parte del equipo de organización, mi compañera y yo tuvimos que asumir el control del stream en tiempo real por unas horas cada una. La audiencia nunca lo notó. La lección de UX aquí es clara: el usuario final debe disfrutar una experiencia fluida, sin importar el caos tras bambalinas.

Gestión de Expectativas:

En otro caso, un retraso en la agenda irritó a una ponente importante. La solución fue gestión diplomática inmediata: acelerar el evento con decisiones estratégicas en vivo y, posteriormente, una disculpa formal para proteger la relación a largo plazo.

7. Profesionalizando la pasión: El siguiente nivel

Esta experiencia me enseñó que la intuición es buena, pero la metodología es escalable. Para asegurar que las futuras ediciones y proyectos sean aún más eficientes, decidí formalizar estos aprendizajes. Recientemente completé la Certificación Profesional de Google Project Management y el curso PM4R Agile (Project Management for Results) del BID. Mi objetivo es aplicar estos estándares internacionales para evolucionar nuestra forma de trabajo: pasar de la “coordinación voluntaria” a la gestión ágil de proyectos con impacto social.

Aprendizajes claves:

Organizar Camino por Latam me enseñó que la tecnología es importante, pero la empatía es clave.

  • Anticipación Financiera: Enero es muy tarde. La gestión de sponsors debe iniciar en octubre/noviembre, cuando las empresas cierran presupuestos anuales.
  • Gestión de Riesgos: Tener planes B, C y D (para retrasos o ausencias) no es pesimismo, es profesionalismo.
  • Documentación es Poder: Un buen repositorio no solo alivia la carga actual, sino que deja un legado para los eventos próximos, son fuente de aprendizaje y optimización. Además es una herramienta para que las futuras líderes no empiecen de cero.
Fuente: Elaboración propia

El equipo detrás del logro

Nada de esto hubiera sido posible sin la energía de las 19 líderes de Latinoamérica que impulsaron la región. Un agradecimiento especial a mis compañeras embajadoras, con las que compartí horas y horas de trabajo voluntario y que pusieron todo de sí para que más mujeres sean parte de la tecnología.

Impacto con responsabilidad

En mi experiencia trabajando en proyectos con el BID (Banco Interamericano de Desarrollo) y liderando iniciativas sociales, he aprendido que cada decisión impacta vidas reales. Al organizar este evento, no solo gestionamos una agenda; representamos una marca global como Google y, más importante aún, somos responsables de la continuidad de un programa que abre puertas a miles de mujeres. Seguir los guidelines y cuidar el presupuesto no es burocracia; es la ética necesaria para asegurar que este camino siga abierto para las que vienen detrás.
Autor: Shirley Sosa
Tags: Tecnología, Eventos, Comunidad.