¿Cómo organizar un evento tech?
Overview
1. ¿Qué es lo más importante al iniciar un evento tech?
Antes de cualquier planificación, la clave es definir la audiencia y el “para qué”. Este año nos planteamos un objetivo ambicioso: llegar a perfiles más diversos. Queríamos llevar la tecnología a donde no llega.
2. ¿Cómo planificar un evento regional?
Capa 1: Gobernanza y Soporte Transversal
Capa 2: Ejecución Local
Cada líder del equipo principal, junto con las demás embajadoras de su ciudad o país, organizó de forma local realizaron las gestiones específicas que su evento requería. En ese sentido, cada país tuvo libertad para adaptar el formato como lo decidieran. En este punto, actué como puente estratégico (apoyando especialmente a Brasil y Venezuela).
3. El Reto Digital: Centralizar 7 países en una Web
Uno de los mayores desafíos de UX fue la Arquitectura de la Información. ¿Cómo mostrar 12 agendas distintas sin confundir al usuario? La especialista web fue Viviana López , quien lideró el proceso con el apoyo de las compañeras expertas en WordPress. Su desafío no fue solo código, sino diseño de experiencia: crear una navegación intuitiva donde usuarios de 7 países diferentes dispongan de la información. Centralizar todo en una sola plataforma web reforzó la identidad de “Tour Regional”.
4. ¿Cómo comunicarse con un equipo multicultural?
La clave del trabajo remoto no es reunirse mucho, sino reunirse bien. Establecimos una “Hora Global” (Lunes 8:00 PM GMT-5), un horario que funcionaba para todos los husos horarios, llevar a cabo las coordinaciones sin caer en “reunionitis”.
Nuestro Tech Stack de organización fue simple pero efectivo:
Sincronización: Google Meet para la “Hora Dorada”.
Coordinación Rápida: WhatsApp.
Documentación: Google Docs para actas y herramientas de AI para generar resúmenes automáticos y democratizar el acceso a la información.
5. ¿Cómo obtener sponsors sin presupuesto inicial?
Conseguir financiación para 12 eventos es complejo. En lugar de enviar propuestas de texto plano, apliqué principios de Data Storytelling. Diseñé una infografía visualizando el impacto del año anterior (alcance, cobertura y métricas de conversión) y la acompañé de una presentación con proyecciones claras. No solo pedíamos dinero; mostrábamos el Retorno de Inversión Social (SROI). Esta estrategia, sumada a la gestión personalizada de cada embajadora, nos permitió cerrar con 3 sponsors globales, incluyendo becas educativas de aliados como Código Facilito.
6. Gestión de Crisis y "Stakeholders" difíciles
En eventos en vivo, cualquier inconveniente puede suceder, lo más importante es mapearlo como posible riesgo y tener un plan de acción para activar dado el caso. Tuvimos dos momentos críticos que pusieron a prueba nuestra capacidad de resolución de problemas y resiliencia.
Fallo Técnico:
En un evento híbrido, el encargado del backstage falló a último minuto. Como parte del equipo de organización, tuve que asumir el control de StreamYard en tiempo real. La audiencia nunca lo notó. La lección de UX aquí es clara: el usuario final debe disfrutar una experiencia fluida, sin importar el caos tras bambalinas.
Gestión de Expectativas:
En otro caso, un retraso en la agenda irritó a una ponente importante. La solución fue gestión diplomática inmediata: acelerar el evento con decisiones estratégicas en vivo y, posteriormente, una disculpa formal para proteger la relación a largo plazo.
7. Profesionalizando la pasión: El siguiente nivel
Aprendizajes claves:
Organizar Camino por Latam me enseñó que la tecnología es importante, pero la empatía mueve proyectos.
- Anticipación Financiera: Enero es muy tarde. La gestión de sponsors debe iniciar en octubre/noviembre, cuando las empresas cierran presupuestos anuales.
- Gestión de Riesgos: Tener planes B, C y D (para retrasos o ausencias) no es pesimismo, es profesionalismo.
- Documentación es Poder: Un buen repositorio no solo alivia la carga actual, sino que deja un legado para que las futuras líderes no empiecen de cero.
